¿Por qué es importante la mejora constante de los procesos para la creación de proyectos?

LÉELO EN 3 MIN.

Focalizarse en la vigilancia y mejora de procesos es la forma de optimizar cada uno de los puntos que intervienen en la creación de proyectos.

La empresa, a través de su Project Manager, debe encargarse de agilizar los tiempos, producir más y, en lo posible, abaratar los costos. Tal vez este trabajo sea más sencillo de realizar en empresas pequeñas, pero no por ello, menos elaborado.

Por eso, tener presente cuál es el punto de partida es fundamental. En este caso, es el conocimiento profundo de cómo se llevan a cabo los procesos en la empresa, para enfocarse en una mejora y un crecimiento realista.

Al basarse en los procesos se tiene que:

  • Determinar un equipo de trabajo con profesionales capacitados para realizar los análisis.
  • Hacer un detalle de los procesos volcando la información en un mapa conceptual.
  • Elaborar un diagrama de flujo para cada proceso analizado.
  • Determinar los indicadores para cada uno de los procesos.
  • Aplicar las mejoras basándose en los indicadores.

Para dar un marco formal a este trabajo, la norma ISO 9001 2015 habla sobre el “Sistema de Gestión de Calidad”.

En líneas generales, se puede decir que mejorar un proceso es tender a la reducción o eliminación de burocracia, normalización de actividades, optimización de los recursos disponibles y reorganización de los tiempos.

Herramientas para mejorar procesos en la creación de proyectos

En la actualidad, gracias al desarrollo tecnológico, es posible contar con herramientas que facilitan la utilización de los recursos de la empresa. 

Ellas permiten utilizar espacios comunes en la web, a través de los cuales se puede organizar, coordinar y socializar el trabajo, evitando desplazamientos físicos para tratar los diferentes puntos a analizar. 

Estas herramientas están organizadas en plataformas que armonizan el trabajo del Project Manager. Las plataformas más utilizadas son:

  MONDAY 

Es una plataforma para administración de proyectos que incluye la gestión de recursos, control de los tiempos y elaboración de informes. Es posible personalizarla y adaptarla a todas las modalidades de trabajo.

   TRELLO 

Es un software de administración de proyectos, basado en la metodología Kanban. Utiliza un sistema de tarjetas muy dinámico que permite moverlas y crear una representación visual de la fase de desarrollo en la que se encuentra el proyecto.

Este sistema de tarjetas permite visualizar con rapidez el estado del proyecto. Cada tarjeta tiene un título en su parte frontal y, en el reverso, las notas, tareas, ideas, conversaciones sobre el tema en concreto y en qué etapa de concreción se encuentra.  

      ZOHO PROJECTS 

Esta plataforma permite planificar los proyectos, asignar cada tarea, establecer una comunicación efectiva entre partes y conocer el día a día del trabajo. La suma de estas actividades permite un seguimiento continuo.

      BAMBAM! 

Esta plataforma es similar a Zoho Projects con la diferencia de que permite hacer seguimiento a los tiempos y a los errores e inconsistencias. Brinda seguridad para el manejo de información.

      BITRIX24 

Bitrix24 permite trabajar en la nube o disponer de esta plataforma en el servidor de la empresa y es gratuito para 12 usuarios. Permite crear diagramas de Gantt, opciones para realizar tareas, seguimiento de tiempos y planificar los trabajos.

Conclusión

Si bien para las pequeñas empresas podría decirse que no es necesaria la utilización de estas plataformas, su proyección de crecimiento a futuro, hace pensar que implementarlas cuanto antes les facilitará su expansión. 

En Brainstorming contamos con procesos establecidos y validados en la plataforma Monday. De esa manera, podemos gestionar estratégicamente nuestros proyectos, recursos y optimizar nuestros tiempos.

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